Follow

Indlæs e-mail og mobiltelefonnummer via Excel

Denne manual er under redigering

For at lette arbejdet med at indsamle kontaktinfo (e-mail adresser og mobilnumre), er der laver en indlæsningsfunktion, således at man automatisk kan indlæse informationerne fra et regneark fx Excel.

Ved indlæsningen bliver informationerne lagt over i en bogføringskladde, der efterfølgende kan bogføres. Man kan naturligvis også indtaste informationerne direkte i kladden.

Arbejdsprocessen er følgende:

Step 1 Opret Excelark som vist nedenfor
Step 2 Udfyld de felter der ønskes indlæst
Step 3 Gem det færdige Excel ark som MS DOS csv
Step 4 Indlæs Excel filen i Appia
Step 5 Bogfør indlæsnings kladde  

Har vandværket fået kontaktdata i et Excel ark eller anden filformat (der kan konverteres til Excel) skal arket sorteres således at kolonnerne kommer i den rigtige rækkefølge. For at få den rigtige rækkefølge i kolonnerne, kan det være en fordel at lave et nyt blankt Excel ark, hvor kolonnerne fra bogføringskladden kopieres over i Excel arket.   

Hvis man løbende får kontaktinfo ind kan data også skrives direkte i kladden. Her kan man jo benytte de info, som er der i forvejen (forbrugsadressenummer og navn).

Step 1

Opret et regneark med følgende kolonner i samme nævnte rækkefølge.

Kolonneben_vnelser.png

Regneark med kolonneplacering.

regneark_kolonner.png

 

Udfyld regnearket med én række pr. forbrugsadresse nr. hvor der registreres oplysninger. Altså Kolonne A: Forbrugsadresse nr. skal udfyldes. De øvrige felter er valgfrie, i det man kan nøjes med at indlæse fx e-mail adresser på betaler.

Inden Excel arket gemmes slettes linjen med overskrifter. Herefter skal dokumenter gemmes som en CSV (MS Dos) fil. 

 

Når regnearket skal indlæses hentes kladden Indlæs E-mail og SMS opl. Kladden findes under menuen Kartoteker | | Generelt |Indlæs E-Mail og SMS opl.

 Tryk på knappen Indlæs hvorefter dialoboxen Indlæs E-mail og SMS oplysninger fremkommer.

Udpeg filen og vælg retning Indlæs. Det er også muligt at udlæse en csv fil fra kladden.   

Efter indlæsning bliver kontaktdata oprettet i kladden Indlæs E-Mail og SMS oplysninger.

Bogfør kladden hvorved informationerne indsættes i deres respektive felter.

 

 

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Please sign in to leave a comment.